Senior AdministrativeAssistant

				Overview:

IPS, a Berkshire Hathaway Company, is a global leader in developing innovative business solutions for the biotechnology and pharmaceutical industries. Through operational expertise and industry-leading knowledge, skill, and passion, IPS provides consultancy services, architecture, engineering, project controls, construction management, and compliance services that allow clients to develop and manufacture life-impacting products. Its newest acquisition, Linesight, specializes in cost, schedule, risk, program, and project management services in various market sectors, including data centers, life sciences, and high-tech industries. With the addition of Linesight, IPS has over 3,000 professionals in over 45 offices across 17 countries in the Americas, Europe, Asia Pacific, Southeast Asia, Australia, and the Middle East.

Specialties

Process Architecture, Process Design, Engineering, Construction, Commissioning, Qualification, LEAN Project Delivery, Strategic Master Planning, Energy Conservation Management, Project Controls, Program/Project Management, Operations/Logistics Strategy and Planning, EPCMV and Staffing Services.

All qualified applicants will receive consideration for employment at IPS without regard to race; creed; color; religion; national origin; sex; age; disability; sexual orientation; gender identity or expression; genetic predisposition or carrier status; veteran, marital, or citizenship status; or any other status protected by law. IPS is proud to be an affirmative action and equal opportunity employer.

Attention Search Firms / Third-Party Recruiters: IPS is not seeking assistance or accepting unsolicited resumes from search firms for employment opportunities with IPS. Regardless of past practice, all resumes submitted by search firms to any employee at IPS via email, the Internet, or directly to hiring managers at IPS in any form without a valid written search agreement in place for a specific position will be deemed the sole property of IPS, and no fee will be paid in the event a candidate is hired by IPS as a result of the referral or through other means.

#LI-LC1 

Responsibilities:

Na IPS, somos líderes globais no desenvolvimento de soluç es inovadoras para consultoria, arquitetura, engenharia, controles de projetos, aquisiç o, gerenciamento de construç o e CQV de instalaç es tecnicamente complexas, principalmente no setor de ciências biológicas. Estamos procurando um Assistente Administrativo Sênior dedicado para se juntar à nossa equipe em nosso escritório localizado em S o Paulo, Brasil.

Profissional com mais de 10 anos de experiência em rotinas administrativas no setor de engenharia, atuando no suporte direto a equipes técnicas, projetos multidisciplinares e áreas corporativas. Inglês fluente para comunicaç o com stakeholders internacionais, leitura de documentaç o técnica e suporte a relatórios e apresentaç es em língua inglesa.

Principais Atribuiç es:

*  Atender e direcionar chamadas telefônicas, e-mails e correspondências, com postura profissional e fluência em inglês, garantindo comunicaç o eficiente com clientes, fornecedores e parceiros nacionais e internacionais.
* Recepcionar visitantes, fornecedores e equipes externas, oferecendo suporte logístico e administrativo a colaboradores internos e engenheiros.
* Gerenciar o controle de suprimentos de escritório, materiais técnicos e equipamentos, atuando preventivamente na reposiç o e organizaç o de estoques.
* Manter áreas comuns organizadas, coordenando os materiais de escritório e limpeza para bom funcionamento da estrutura de apoio.
* Criar, atualizar e manter bancos de dados administrativos e técnicos, sistemas de arquivamento (físico e digital), relatórios, registros e documentos de projeto.
* Utilizar com domínio ferramentas como Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint), além de sistemas corporativos como Ariba, Concur e SAP, aplicados à rotina de projetos de engenharia.
* Apoiar aç es de comunicaç o interna e institucional, incluindo apresentaç es, materiais de divulgaç o e eventos corporativos, com atenç o à identidade visual e linguagem técnica.
* Organizar viagens técnicas, visitas a obras e eventos externos, bem como gerenciar processos de reembolso e prestaç o de contas de despesas.
* Prestar suporte na elaboraç o, revis o e formataç o de propostas técnicas e comerciais, em português e inglês, garantindo conformidade com os padr es da empresa.
* Auxiliar na gest o de contratos (clientes e fornecedores), controle de faturas, ordens de compra, notas fiscais e documentos administrativos vinculados a projetos de engenharia.
* Participar de reuni es de projeto, elaborando atas detalhadas, acompanhando pendências e contribuindo com o fluxo de informaç es entre áreas técnicas e administrativas.
* Coordenar a logística e estrutura de eventos internos, treinamentos e reuni es com stakeholders, internos e externos.

Atribuiç es Complementares:
* Apoiar a gest o de contratos com fornecedores técnicos e prestadores de serviço, assegurando cumprimento de prazos, escopos e condiç es contratuais.
* Atuar no controle e apresentaç o de indicadores administrativos e operacionais relacionados a projetos e desempenho da área.
* Colaborar na implementaç o e atualizaç o de processos internos, fluxos administrativos e políticas da qualidade.
* Servir como elo entre os times técnicos (engenharia, projetos, produç o) e as áreas de apoio (financeiro, compras, RH, jurídico), facilitando a integraç o das atividades.
* Conduzir o processo de onboarding de novos colaboradores, especialmente estagiários e engenheiros juniores, apoiando na logística de integraç o e acesso a ferramentas corporativas.
* Garantir a confidencialidade, organizaç o e rastreabilidade de todos os documentos sob sua responsabilidade, com foco em compliance e boas práticas de gest o da informaç o.

At IPS, we are global leaders in developing innovative solutions for the consulting, architecture, engineering, project controls, procurement, construction management, and CQV of technically complex facilities, primarily in the life sciences industry. We are looking for a dedicated Senior Administrative Assistant to join our team at our office located in S o Paulo, Brazil.

Key Responsibilities:

* Handle and direct phone calls, emails, and correspondence professionally and in fluent English, ensuring efficient communication with clients, suppliers, and national and international partners.
* Welcome visitors, suppliers, and external teams, providing logistical and administrative support to internal staff and engineers.
* Manage the control of office supplies, technical materials, and equipment, ensuring timely restocking and organized inventory.
* Maintain organized common areas and coordinate the supply of office and cleaning materials to support operational routines.
* Create, update, and maintain administrative and technical databases, physical and digital filing systems, reports, records, and project documentation.
* Proficiently use Microsoft Office tools (Excel, Word, PowerPoint), as well as corporate systems such as Ariba, Concur, and SAP, in support of engineering project routines.
* Support internal and institutional communication activities, including presentations, marketing materials, and corporate events, while adhering to branding and technical standards.
* Organize business travel, technical visits to construction sites, and external events, as well as manage reimbursement and expense reporting processes.
* Assist in the preparation, review, and formatting of technical and commercial proposals in both Portuguese and English, ensuring compliance with company standards.
* Support contract management (clients and suppliers), invoice control, purchase orders, and administrative documents related to engineering projects.
* Participate in project meetings by drafting detailed minutes, tracking action items, and facilit
			

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